Quản trị (web Admin)

Cấp nguyên liệu, hạn mức & hao hụt

Yêu cầu cấp nguyên liệu (kho chính → kho khu)

Menu Kho → Yêu cầu cấp NL.

  1. Quản lý khu / Bếp chính bấm Lập phiếu, chọn kho khu, thêm các dòng (mặt hàng, số lượng theo đơn vị gốc) rồi Gửi Thủ kho. Mỗi dòng tự lấy từ kho chính Nóng hoặc Lạnh theo loại bảo quản của mặt hàng.
  2. Thủ kho mở phiếu, sửa SL duyệt từng dòng nếu cần (để 0 kèm lý do là từ chối dòng), bấm Duyệt, rồi bấm Xuất kho. Hàng được trừ ở kho chính và cộng vào kho khu theo đúng lô (giữ giá vốn FIFO). Không cần Giám đốc duyệt.
  3. Kho khu kiểm hàng và bấm Đã nhận hàng. Nếu thiếu hoặc hỏng, ghi chú lại rồi lập phiếu hao hụt.
    • Từ lúc kho chính xuất tới lúc kho khu bấm Đã nhận hàng, hàng là đang đi: đã ghi vào sổ kho khu nhưng chưa dùng được (không tính tồn khả dụng, món phụ thuộc chưa mở bán). Trang Tồn kho hiện cột Khả dụng và dòng đang đi. Nhận xong mới dùng được — nhớ bấm nhận ngay khi đếm xong.

Nếu cấp xong làm kho khu vượt trần tồn kho, Thủ kho chưa xuất được cho tới khi Giám đốc bấm Duyệt vượt trần (bắt buộc lý do).

Hạn mức nhập kho khu

Menu Kho → Hạn mức kho khu. Cửa hàng trưởng đặt hạn mức tồn mỗi ngày cho từng nguyên liệu của từng kho khu.

Được xin tối đa = hạn mức − tồn hiện tại − lượng đang chờ cấp

Ví dụ: hạn mức cà phê 10 kg, tồn 8 kg → được xin tối đa 2 kg.

  • Khi lập phiếu xin nhiều hơn mức này, dòng đó hiện cảnh báo và bắt buộc giải trình (vd "bị mất 3 kg").
  • Phiếu chuyển sang Chờ CHT duyệt vượt hạn mức và hiện trong Hộp duyệt của Cửa hàng trưởng.
    • Duyệt: Thủ kho được cấp đủ.
    • Từ chối: dòng vượt chỉ được cấp tới mức cho phép.
  • Nếu xác nhận hàng bị mất hoặc hỏng, lập phiếu hao hụt có người chịu trách nhiệm để tồn sổ khớp thực tế.

Nguyên liệu chưa đặt hạn mức thì không bị kiểm tra.

Hủy / hao hụt

Menu Kho → Hủy / hao hụt.

  • Lập phiếu: chọn kho, lý do, người chịu trách nhiệm (nếu có), mặt hàng và số lượng (không vượt tồn).
  • Cửa hàng trưởng / Giám đốc bấm Duyệt & trừ kho (không tự duyệt phiếu mình lập). Kho bị trừ theo lô FIFO và hiện giá trị hao hụt.
  • Ở kho khu, không được hủy vào phần nguyên liệu đang giữ chỗ cho món đã gửi bếp.
  • Muốn phạt người làm hỏng (100% giá vốn), lập phiếu ở Thưởng/phạt, loại Làm hỏng nguyên liệu.

Lý do chọn sẵn: khi lập phiếu, chọn lý do có sẵn (hỏng do để lâu, hết hạn, bảo quản chưa tốt, rơi/đổ/vỡ, chế biến lỗi, trả món, khác…) và ghi thêm chi tiết nếu cần. Lý do Khác bắt buộc ghi rõ. Cửa hàng trưởng / Giám đốc bấm Danh mục lý do để thêm, đổi tên hoặc tắt lý do.

Báo cáo Kho → Cảnh báo & báo cáo kho → Hao hụt theo lý do tổng hợp phiếu đã duyệt theo lý do, mặt hàng, người chịu trách nhiệm hoặc kho. Mỗi dòng có số phiếu, giá trị và tỷ trọng, giá trị lớn nhất xếp trên cùng.

Tự trừ kho & chặn bán

  • Bếp bấm XONG món → kho khu tự trừ nguyên liệu theo định lượng:
    • bao bì chỉ trừ khi đơn Mang đi;
    • topping trừ riêng.
  • Bấm Hoàn tác → kho được trả lại.
  • Khi thanh toán, nếu kho khu không đủ nguyên liệu (đã tính phần giữ chỗ cho các món đang làm), POS báo hết nguyên liệu và không thu tiền. Món không đủ cho 1 phần tự mờ trên POS.
  • Cửa hàng trưởng / Quản lý khu có thể tắt món "hết hàng" thủ công.
  • Trước khi bán: nhập tồn đầu cho các kho khu, nếu không món có định lượng sẽ bị chặn.

Đề xuất mua (kho chính)

Menu Kho → Đề xuất mua. Thủ kho bấm Lập đề xuất:

  • chọn kho chính Nóng hoặc Lạnh (chỉ hiện mặt hàng đúng loại kho);
  • thêm dòng: mặt hàng, số lượng, đơn vị (đơn vị gốc hoặc quy đổi như thùng/túi), đơn giá — bỏ trống thì lấy giá NCC mới nhất.

Lưu nháp rồi bấm Gửi duyệt. Phiếu cần đủ 2 duyệt: Giám đốc và Cửa hàng trưởng (không theo thứ tự) trong Hộp duyệt; chỉ cần 1 người từ chối là phiếu bị từ chối. Thanh trần tồn kho cho biết kho sẽ đầy bao nhiêu sau khi mua. Nếu vượt trần, Giám đốc phải bấm Duyệt vượt trần (kèm lý do) thì phiếu mới được duyệt.

Đơn đặt hàng nhà cung cấp

Đề xuất đã duyệt có nút Lập đơn đặt hàng NCC. Trang đơn đặt hàng tách theo từng nhà cung cấp, gồm thông tin quán, NCC, nơi giao, ngày cần giao, danh sách hàng và thành tiền dự kiến:

  • In / lưu PDF: in bằng trình duyệt; chọn "Lưu dưới dạng PDF" để gửi file. Mỗi NCC in trên một trang.
  • Sao chép tin nhắn đặt hàng rồi dán vào Zalo/SMS của NCC.
  • Các dòng chưa chọn NCC được gom riêng. Sửa đề xuất để chọn NCC, hoặc tự gửi cho NCC phù hợp.
  • Gửi xong, bấm Đánh dấu đã gửi đơn cho NCC (ghi chú tùy chọn). Đề xuất chuyển sang Đã đặt hàng. Khi nhập hàng theo đề xuất, đề xuất được đóng.

Trần tồn kho

Menu Kho → Trần tồn kho: giá trị tồn tối đa của từng kho cùng ngưỡng cảnh báo (mặc định 80%). Kho chính tính cả các đề xuất đã duyệt nhưng chưa nhập. Giám đốc sửa trần trực tiếp trên thẻ từng kho.

Nhập hàng

Menu Kho → Nhập hàng.

  1. Thủ kho bấm Lập phiếu nhập, chọn đề xuất đã duyệt (hàng, SL đặt, đơn giá tự điền), chọn NCC, nhập SL thực nhận, số lô, hạn dùng và số hóa đơn → Lưu.
  2. Kiểm kho (người khác người nhập) kiểm đếm từng dòng: nhập SL đạt và SL lỗi, chọn tên mình và nhập PIN → Xác nhận kiểm đếm.
  3. Nếu có hàng lỗi hoặc SL đạt lệch SL đặt quá ngưỡng, Cửa hàng trưởng bấm Xác nhận chênh lệch / hàng lỗi.
  4. Thủ kho bấm Ghi sổ nhập kho: mỗi dòng đạt tạo 1 lô (giá vốn FIFO) và đề xuất chuyển sang Đã nhập đủ.

Kiểm kê

Menu Kho → Kiểm kê:

  1. Kiểm kho / Thủ kho / Quản lý khu chọn kho và bấm Mở phiếu kiểm. Hệ thống chụp tồn sổ của mọi mặt hàng đang có trong kho. Mỗi kho chỉ được mở 1 phiếu một lúc.
  2. Đếm thực tế (kể cả hàng cách ly / hết hạn còn trong kho), nhập vào cột Đếm thực tế (có thể Lưu số đếm nhiều lần). Cột chênh lệch hiện số lượng và giá trị thừa/thiếu.
  3. Cột Tiêu hao chuẩn / thực: tiêu hao chuẩn là lượng đã trừ theo công thức (bán món + làm mẻ + xuất nội bộ) từ lần kiểm được duyệt trước của mặt hàng ở kho này; tiêu hao thực = chuẩn − chênh lệch; kèm tỷ lệ lệch = |chênh lệch| / tiêu hao chuẩn (không tính khi chuẩn = 0).
  4. Cột Ngưỡng · nguyên nhân: so chênh lệch với ngưỡng lệch khai ở mặt hàng (Kho → Mặt hàng → Sửa: SL, % tiêu hao chuẩn, tiền). Vượt một trong ba ngưỡng → nhãn đỏ Cần xác minh và bắt buộc ghi nguyên nhân (đã đếm lại, sai quy đổi, phiếu trùng, hủy chưa ghi…) mới gửi được. Mặt hàng chưa khai ngưỡng → mọi dòng lệch đều phải ghi nguyên nhân. Dưới ngưỡng vẫn lưu và vẫn điều chỉnh, không tự xóa chênh lệch.
  5. Bấm Gửi duyệt điều chỉnh:
    • Người duyệt theo quy trình Điều chỉnh kiểm kê (Cài đặt → Quy trình duyệt; có thể đặt duyệt theo mức tiền) duyệt trong Hộp duyệt. Danh sách phiếu hiện số dòng vượt ngưỡng.
    • Khi được duyệt, hàng thiếu bị trừ theo lô FEFO, hàng thừa được nhập theo đơn giá gần nhất.
    • Nếu đếm khớp hết, phiếu hoàn tất ngay, không cần duyệt.

Kiểm kê là trường hợp duy nhất được làm tồn kho khu thấp hơn phần đang giữ chỗ cho món đã gửi bếp.

Trả hàng về kho chính (19/10/2026)

Kho khu (kho tạm) dùng hằng ngày; hàng không dùng hết có thể trả về kho chính:

  1. Kho → Yêu cầu cấp nguyên liệu → Trả về kho chính → chọn kho khu trả, mặt hàng + số lượng, ghi chú → Trả về kho chính.
  2. Phiếu mã TR-…: hàng rời kho khu ngay (theo giá vốn FIFO của kho khu); ở kho chính (Nóng / Lạnh theo loại bảo quản) là hàng đang về — chưa xuất được tới khi nhận.
  3. Thủ kho chính mở phiếu, kiểm hàng → Kho chính đã nhận (ghi chú nếu thiếu / hỏng).

Trên màn tablet kho (Kho → Việc kho hôm nay) có ô Trả về kho chính: kho khu bấm Lập phiếu trả hàng về kho chính → chọn kho khu → bấm +/− từng mặt hàng (tối đa bằng tồn khả dụng) → Trả về kho chính; Thủ kho chính thấy phiếu chờ ở cùng ô, mở ra kiểm và bấm Kho chính đã nhận.

Người lập phiếu trả: Quản lý khu / Bếp chính (kho khu mình) và Cửa hàng trưởng (mọi kho khu của chi nhánh — quyền inventory.transfer.return, không kèm quyền xin cấp). Không qua duyệt, hạn mức hay ngân sách kho khu. Khu Local Food hiện không có kho tạm.

← Kho, mặt hàng & nhà cung cấpPhân tích giá →