Kho, mặt hàng & nhà cung cấp

Nhóm menu Kho trên trang quản trị.

Tồn kho

Xem tồn hiện tại theo từng kho: số lượng (theo đơn vị gốc), giá trị, hạn dùng gần nhất. Tick Chỉ hàng dưới tồn tối thiểu để lọc hàng cần nhập thêm. Bấm Thẻ kho trên một dòng để xem lịch sử của mặt hàng đó.

Việc kho trên tablet

Menu Kho → Việc kho (tablet) là màn rút gọn cho thủ kho / kiểm kho, nút to dễ bấm trên tablet. Bốn ô ở đầu trang đếm số việc đang chờ (tự làm mới mỗi 30 giây):

• Kiểm đếm nhập hàng — phiếu nhập mới lập. Mở phiếu, với mỗi dòng bấm + / − ở ô Lỗi / trả lại; SL đạt tự tính = SL nhận − SL lỗi. Chọn người kiểm đếm (gõ tên rồi bấm tên), nhập PIN của người đó, bấm Xác nhận kiểm đếm.
• Ghi sổ nhập hàng — phiếu đã kiểm đếm, không chênh lệch cần duyệt. Bấm Ghi sổ nhập kho để cộng tồn.
• Xuất chuyển kho — yêu cầu cấp NL đã duyệt. Soạn hàng theo danh sách rồi bấm Đã xuất hàng.
• Nhận chuyển kho — hàng đang trên đường về kho khu. Kiểm rồi bấm Đã nhận đủ hàng (ghi chú nếu thiếu / hỏng).

Lập phiếu nhập mới, phiếu có chênh lệch cần Cửa hàng trưởng xác nhận và lịch sử vẫn làm ở trang Nhập hàng / Yêu cầu cấp NL.

Thẻ kho

Chọn kho, mặt hàng (hoặc tất cả) và khoảng ngày:

• Nhập / xuất: mọi biến động (nhập mua, chuyển kho, xuất bán theo định lượng, hủy, kiểm kê, sơ chế…), số lượng có dấu (+ nhập, − xuất), đơn giá và giá trị theo lô.
• Lô còn tồn (FIFO): các lô đang còn hàng, theo thứ tự xuất trước. Giá vốn khi xuất lấy từ lô cũ nhất.

Kho

Danh sách kho của chi nhánh (2 kho chính nóng/lạnh và kho của từng khu) cùng tổng giá trị tồn. Mã và loại kho không đổi được sau khi tạo.

Mặt hàng

Mỗi mặt hàng có SKU (không đổi), nhóm, đơn vị gốc (không đổi sau khi tạo, tồn kho tính theo đơn vị này), loại bảo quản (nóng/lạnh), tồn tối thiểu và hạn dùng.

Quy đổi đơn vị dùng khi mua/nhập theo đơn vị khác, ví dụ 1 thùng = 24 hộp. Bán thành phẩm chỉ sửa ở mục sơ chế. Giá TB chỉ để tham khảo.

Trong form sửa mặt hàng còn có:

• Hạn sau khi mở (ngày) — xem mục Lô hàng bên dưới.
• Ngưỡng lệch kiểm kê (SL / % tiêu hao chuẩn / tiền) — xem mục Kiểm kê ở trang Cấp nguyên liệu & kiểm kê.
• Đặt hàng: nhu cầu/ngày (trống = lấy lịch sử), ngày cung ứng, tồn an toàn, chu kỳ đặt, mua tối thiểu, quy cách mua (một đơn vị trong Quy đổi) — dùng cho Gợi ý đặt hàng.
• Nhập lại mặt hàng bằng Excel không xóa các ô trên (mẫu Excel không có các cột này).

Gợi ý đặt hàng

Kho → Gợi ý đặt hàng tính cho cả chi nhánh, theo đơn vị gốc:

• Nhu cầu/ngày: theo kế hoạch khai ở mặt hàng; trống thì lấy trung bình bán + làm mẻ + xuất nội bộ + hủy trong số ngày Dự báo — số ngày dữ liệu (Cài đặt tham số).
• Dùng được: lô không cách ly, chưa hết hạn (gồm hàng đang đi giữa các kho); phần lô sẽ hết hạn trước khi kịp dùng theo tốc độ trên bị loại (hiện đỏ).
• Tồn vị thế = dùng được + đang về (đề xuất mua đã duyệt / đã đặt, chưa nhập) − giữ chỗ món đã gửi bếp.
• Điểm đặt = nhu cầu/ngày × ngày cung ứng + tồn an toàn. Tồn vị thế ≤ điểm đặt → Cần mua = nhu cầu/ngày × (ngày cung ứng + chu kỳ đặt) + tồn an toàn − tồn vị thế, không dưới mua tối thiểu, làm tròn lên theo quy cách mua.
• Tham số chưa khai được tính như 0 và ghi Chưa khai… dưới tên hàng.
• Tick các dòng cần mua → Tạo đề xuất mua nháp: hệ thống lập 1 đề xuất nháp cho kho chính nóng và 1 cho kho chính lạnh; người lập rà soát, sửa rồi gửi duyệt như đề xuất thường. Chưa tính ngày nghỉ của nhà cung cấp.

Đơn vị & nhóm hàng

Sửa trực tiếp trên dòng rồi bấm ✓ để lưu. Không xóa được đơn vị hoặc nhóm đang được mặt hàng sử dụng.

Nhà cung cấp

Thông tin liên hệ, mã số thuế, điều khoản thanh toán. Bấm Bảng giá để xem giá hiện hành và thêm giá mới:

• Chọn mặt hàng, đơn vị (gốc hoặc quy đổi), giá và ngày hiệu lực.
• Giá cũ được giữ lại để tra cứu.
• Đề xuất mua dùng giá đang hiện hành.

Cảnh báo & báo cáo kho

Menu Kho → Cảnh báo & báo cáo kho. Chọn kho (mặc định là mọi kho bạn được xem). Màn có 3 tab:

• Cảnh báo:
  • lô đã hết hạn;
  • lô sắp hết hạn trong số ngày cài đặt (Cài đặt tham số → Kho: cảnh báo lô sắp hết hạn, mặc định 3 ngày);
  • mặt hàng dưới tồn tối thiểu (tồn tối thiểu đặt ở Mặt hàng).
• Sắp hết nguyên liệu: dự báo theo tốc độ tiêu hao 7 ngày gần nhất.
  • Kho khu: báo khi còn ≤ 4 giờ bán, kèm gợi ý số lượng cần chuyển từ kho chính (đủ dùng 1 ngày).
  • Kho chính: báo khi còn ≤ 2 ngày, gợi ý tạo đề xuất mua.
  • Tồn khả dụng của kho khu đã trừ phần giữ chỗ cho món đang chờ bếp làm.
  • Cần ít nhất 3 ngày có bán mới dự báo. Các con số 7 ngày / 4 giờ / 2 ngày / 3 ngày sửa ở Cài đặt tham số → Kho.
  • Danh sách này cũng hiện ở mục Cần xử lý trên trang Tổng quan.
• Nhập – xuất – tồn: theo khoảng ngày. Mỗi mặt hàng có:
  • tồn đầu, nhập, xuất, tồn cuối (số lượng và giá trị);
  • chi tiết phát sinh: mua, nhận chuyển, chuyển đi, bán, sản xuất, hủy, kiểm kê.
• Định mức vs thực tế: lượng nguyên liệu dùng theo định lượng (khi món làm xong, khi sản xuất bán thành phẩm) so với thực tế.
  • Thực tế = theo định lượng + hao hụt (hủy, trả món) + thiếu khi kiểm kê (thừa thì trừ).
  • Bảng có chênh lệch, % hao phí và giá trị chênh lệch. Nguyên liệu hao phí nhiều nhất xếp trên cùng, từ 5% trở lên tô đỏ.

Nên kiểm kê định kỳ để cột "thiếu kiểm kê" phản ánh đúng thất thoát.

Lô hàng: xuất theo hạn (FEFO), cách ly, hạn sau mở, hạn nội bộ

• Xuất kho (bếp trừ nguyên liệu, chuyển kho, hủy…) lấy lô có hạn hiệu lực sớm nhất trước (FEFO); cùng hạn hoặc không có hạn thì lô nhập trước xuất trước.
• Hạn hiệu lực = ngày sớm nhất giữa: hạn nhà sản xuất, hạn nội bộ (Sang duyệt), hạn sau khi mở (= lúc đánh dấu Đã mở + số ngày Hạn sau khi mở khai ở mặt hàng).
• Lô cách ly (nghi chất lượng, chờ kiểm) hoặc hết hạn hiệu lực (kể cả đúng ngày ghi trên lô): vẫn nằm trên sổ để kiểm kê và lập phiếu hủy, nhưng không xuất bán và không tính vào tồn khả dụng — món phụ thuộc tự ngừng bán nếu không còn lô dùng được.
• Thao tác ở Kho → Thẻ kho → tab Lô: cột Trạng thái (Dùng được / Cách ly / Hết hạn, dòng đỏ là không dùng được), nút Cách ly (bắt buộc lý do) / Bỏ cách ly, Đã mở, Hạn nội bộ. Quyền: người lập phiếu hủy (thủ kho, quản lý khu, bếp trưởng…).
• Chuyển kho giữ nguyên hạn dùng, hạn nội bộ và lúc mở của lô gốc.
• Cảnh báo lô sắp hết hạn tính theo hạn hiệu lực.

Xuất nội bộ (tặng / suất nhân viên / thử món)

• Món không bán nhưng vẫn dùng nguyên liệu: món tặng khách, suất ăn nhân viên, thử món / thử công thức. Vào Kho → Xuất nội bộ, chọn loại, món, số lượng, ghi lý do → Lập phiếu (mã XN-ngày-số).
• Phiếu chưa trừ kho cho tới khi được duyệt. Người duyệt (quyền duyệt hủy hàng) bấm Duyệt & xuất → hệ thống trừ nguyên liệu theo công thức món, lấy lô theo FEFO, ghi thẻ kho loại Xuất nội bộ và lưu giá trị nguyên liệu đã xuất.
• Người lập phiếu không tự duyệt được phiếu của mình. Từ chối bắt buộc ghi lý do.
• Giá trị xuất nội bộ đã duyệt được trừ vào lãi ở Báo cáo bán hàng (thẻ Lãi sau hao hụt & xuất nội bộ) và P&L (dòng Xuất nội bộ), tách riêng khỏi hao hụt.